何処が注意すべきポイント?電話応対

会社の第一印象は電話で決まる?

働いている上で、避けては通れない電話応対。忙しいからと挨拶や言葉遣いもそこそこに、用件だけを話していませんか?
内勤の事務員から外交の営業員まで、電話応対とは誰にとっても欠かせない仕事の一部となっていますが、最近はサポート体制の時間や人件費の観点から、その電話応対の代行を外部に依頼する企業も増えています。
しかしながら「会社の第一印象は電話で決まる」と言っても過言ではない程、電話応対は会社にとって重要なポジションです。お取引先様の電話を取り次いだ時、またお取引先様に電話をかけた時、言葉遣いや愛想が悪ければ、接客マナーが悪い企業と言う風に見られてしまいます。最悪の場合、今後の取引の信用問題にも繋がってくるでしょう。
自分のお客様の窓口となって頂くのですから、たかが電話応対と思わず、代行を依頼する時には依頼先の企業や人員が、しっかりと責任を持って仕事に取り組めるか、経営者は見定めねばならないのです。

電話応対がきちんと出来ているか、社内全体で確かめましょう

電話応対の代行を依頼する前に、まず自分の企業で電話応対がきちんと出来ているかを見直す必要があります。例えば、忙しいという理由で名乗らなかったり、用件のみを相手に伝えるのはマナー違反です。電話応対を依頼するのに、外部から依頼を受けた社員より自社の電話応対が悪ければ、依頼先社員への教育不足や向上心の低下を招いてしまいます。
そこで、まずは会社全体で電話応対のマナー研修を行ったり、社内独自のマニュアルを作成すると、依頼先社員も会社の個性や強みを把握した対応を学ぶことが出来ます。また、マニュアルと対にして取引先一覧や担当者名を作成することで、どういった顧客がいるのか、顧客によってどのような対応をすれば良いのかを、簡単に伝えられます。
そして代行業者に依頼をかけると言った時には、挨拶や敬語と言った基本的なマナーが行き届いているか、しっかり見極めることが肝要です。

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